¿Cómo hacer una cotización u oferta para un proyecto?
Para realizar una propuesta de trabajo o cotización para la realización de proyectos a un cliente potencial, se debe agregar información relevante y completa sobre los términos del servicio que vas a prestar.
Lo que a tu cliente le interesa saber y lo que debes demostrar es que eres la opción indicada para hacer el trabajo. Por eso, tu oferta no debe centrarse solo en el precio, sino en la propuesta de valor en general. Esto quiere decir: Servicios ofertados, alcance, beneficios que tendrá de trabajar contigo, resultado final, tiempo de entrega bien justificado, entre otros factores de importancia.
Por eso, a continuación, te describimos paso a paso qué incluir en tu propuesta de trabajo u oferta de servicios para obtener más clientes y que ganes más proyectos. Al final verás un ejemplo de propuesta de servicios que puedes copiar y personalizar.
¡Comenzamos!
1. Detalles técnicos del servicio
Uno de los factores más importantes que debes tomar en cuenta al presentar una oferta de servicios o presupuesto es que debes detallar los aspectos técnicos del trabajo. Algunos de ellos son las medidas de lo que vas a entregar, funciones que tu trabajo va a cumplir, cantidad de elementos que incluye, etc.
Aunque el cliente lo haya especificado en su solicitud, tú debes incluir también en tu oferta el detalle de lo que harás para resolver la necesidad del cliente.
Imagina que te encargan crear un logotipo: No digas solo «Creación de logotipo por XX cantidad de dinero«. Procura detallar si incluirás versiones en blanco y negro, versión sobre fondos de otros colores, medidas y la cantidad de artes o archivos que vas a entregar.
O por ejemplo, si trabajas como fotógrafo freelance, especifica cuál es el lugar donde vas a fotografiar y la cantidad de horas que durará la sesión. Coloca además la cantidad de fotos que le vas a entregar al cliente. Detalla también si esto incluye viáticos o no.
De la misma forma con cualquier otro tipo de servicio. Así, el cliente se hará una idea más clara de qué cómo vas a ayudarle.
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2. Forma de entrega
Otro detalle que debes especificar en tu presupuesto es la manera en la que el trabajo le será entregado al cliente. Si será impreso, especifica el material en el que se realizará. Si es en digital en qué formato o formatos entregarás el archivo.
Cuando se trata de un proyecto de reparación o remodelación, da un detalle de qué vas a modificar y cómo va a quedar.
Así tu cliente sabrá a ciencia cierta qué es lo que va a recibir y hasta dónde puede exigir.
3. Qué debes recibir del cliente para comenzar el proyecto
En un proyecto, tanto el cliente como el proveedor adquieren el compromiso de colaborar mutuamente. Por eso es necesario que detalles qué es lo que el cliente debe entregarte para comenzar a trabajar.
Por ejemplo el logo de su empresa, información sobre ellos, fotos o cualquier otro insumo que necesitas para comenzar el trabajo. Esto es importante porque existe un mínimo de tiempo que tú necesitas para hacer el trabajo.
Asegúrate de que el cliente sepa cuánto tiempo necesitas para que te entregue su material a tiempo y evitar que el proyecto se atrase.
4. Tiempo de entrega e hitos
Procura dar un detalle del tiempo que necesitas para ejecutar el proyecto. Pero además toma en cuenta el tiempo que el cliente va a necesitar para entregar material, revisar cambios de lo que tú le envíes, validar y aprobar.
De ser posible haz un pequeño cronograma por etapas similar a este:
Etapa 1. Del 2 al 4 de noviembre: Entregada de X material por el cliente
Etapa 2. Del 5 al 15 de noviembre: Presentación de 2 propuestas
Etapa 3. Del 16 al 20 de noviembre: Revisión de cambios
Etapa 4. Del 21 al 23 de noviembre: Aprobación
Etapa 5. Del 24 al 25 de noviembre: Entrega final
Como puedes notar, el cronograma no solo detalla el trabajo que tú haces, sino el involucramiento que el cliente tiene.
Con ello, muestras que el trabajo se realizará en comunicación y coordinación constante. Esto es importante porque el cliente debe acompañar el proceso y colaborar contigo para que se obtengan los resultados esperados.
Puedes quitar o agregar etapas, dependiendo de la complejidad del proyecto. Una vez contratado para el proyecto, asegúrate de programarte a diario para cumplir con el cronograma que has propuesto.
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5. Precio y vigencia de tu oferta
Si tu oferta de trabajo incluye varias etapas o servicios reunidos en uno solo, es preferible que des un detalle de cuánto cobrarías por cada uno de ellos si los hicieras de manera individual, así como el detalle de cuánto cobrarás por hacer todo el trabajo.
Es preferible hacerlo de esta forma, a fin de que el cliente tenga transparencia en cuanto a costos, pero que a la vez sepa que al encargarte todas las partes a ti obtendrá un precio mucho mejor.
Además, si te piden una mejora en el precio, es importante que no solo “bajes el costo”. Lo ideal es que negocies hacer solo algunas partes del trabajo o una menor cantidad.
Así, puedes analizar el costo por partes y puedes disminuir el precio sin devaluar tu trabajo.
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No olvides colocar un tiempo de vigencia para tu oferta (suele ser de 15 a 30 días), después del cual, el precio será recotizado.
Si el pago no está asegurado con escrow, especifica también cuál será el acuerdo con el cliente.
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6. Redacción y comunicación
Cuando escribas tu propuesta de trabajo, ten cuidado con la redacción y revisar la ortografía. Una oferta con errores puede causar una mala impresión.
En cambio, una propuesta de trabajo bien escrita, clara y detallada, donde te dirijas al cliente en un tono profesional, denota que eres una persona bien preparada y que cuida los detalles. Por lo tanto, inspira más confianza para que pueda elegirte.
Una vez que has escrito todos los detalles técnicos y veas que no se te escapa nada, asegúrate de escribir una introducción amable y profesional.
Si tienes alguna duda, utiliza el corrector ortográfico de tu procesador de textos o pide ayuda a alguien que sepa para eliminar posibles errores.
Para terminar, es buena idea que leas tu oferta en voz alta. También pide a otra persona (que no se dedique a lo mismo que tú) que la lea, para saber si todo lo que has puesto se entiende.
Ejemplos de cotización o propuesta de trabajo
Ejemplo 1. Corrección de textos:
Imagina que quieres hacer una propuesta de trabajo para la corrección de un documento de 20,000 palabras y que tu tarifa es de US$10 por millar de palabras.
De acuerdo con los puntos vistos, lo primero son los detalles técnicos y el formato de entrega:
Corrección ortográfica y de estilo de documento de 20,000 palabras, en formato Word.
Lo siguiente es lo que el cliente debe darte para trabajar:
Cliente entrega textos finales para revisión. No se hará cambios en contenido.
Luego, agrega el cronograma:
Entrega de parte del cliente: 5 de junio
Primera entrega con control de cambios para revisión: 7 de junio
Devolución de cambios aprobados por el cliente: 9 de junio
Lectura final y entrega definitiva: 10 de junio
Por último, añades el precio y la vigencia del mismo, así como el acuerdo de pago:
Precio: US$10 por millar de palabra. Total: US$200 (incluye impuestos).
Pago contra entrega.
Vigencia de la oferta: 15 días.
Y no olvides acompañarlo todo con una buena presentación y cierre.
Estimados señores, de acuerdo con su solicitud, a continuación detallo mi propuesta de servicios para su requerimiento.
Al final quedará así:
Estimados señores:
De acuerdo con su solicitud, detallo mi propuesta de servicios para su requerimiento.
Corrección ortográfica y de estilo de documento de 20,000 palabras, en formato Word. Cliente entrega textos finales para revisión. No se hará cambios en contenido.
Cronograma de trabajo:
- Entrega de parte del cliente: 5 de junio
- Primera entrega con control de cambios para revisión: 7 de junio
- Devolución de cambios aprobados por el cliente: 9 de junio
- Lectura final y entrega definitiva: 10 de junio
Precio: US$10 por millar de palabra = US$200 (incluye impuestos).
Pago contra entrega.
Vigencia de la oferta: 15 días.
Saludos cordiales,
Ejemplo 2. Diseño gráfico:
Ahora supón que eres diseñador gráfico y que te encargan la portada de un disco.
Siguiendo el esquema anterior, lo primero serán los detalles técnicos y formato. Luego lo que el cliente debe entregarte y el cronograma. Por último colocas el precio con su vigencia y el acuerdo de pago. Tendrás algo como esto:
Estimados amigos:
De acuerdo con lo solicitado, detallo la oferta para la creación de su portada.
Arte para portada de álbum 1200 x 1200 píxeles.
Formato de entrega:
Arte en PNG + editables en PSD, entregados en CD.
Impresión digital de muestra a medida 12 x 12 cm, en papel cuché brillante base 100.
Cliente entrega logotipo de la banda en vector (archivo Illustrator)
Cronograma:
- Entrega de parte del cliente: 5 de junio
- Presentación de 3 propuestas en boceto para selección: 8 de junio
- Desarrollo de propuesta seleccionada: Del 8 al 18 de junio
- Entrega de arte para revisión y cambios: 18 de junio
- Entrega final: 21 de junio
Precio: US$300 (incluye impuestos).
Forma de pago: Contra entrega.
Vigencia de la oferta: 30 días.
Espero poder servirles. Saludos,
Como puedes ver, crear una propuesta de trabajo donde el cliente tenga claro los servicios que vas a brindarle es muy fácil. Solo se requiere que prestes atención y agregues toda la información que tú creas que el cliente necesitará. Recuerda verificar dos veces y paso por paso los detalles en todas las las solicitudes de proyectos que recibas.
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Como consejo final, sé breve pero descriptivo con tu oferta. Y no olvides darle seguimiento, consultando qué les ha parecido. Pregunta a tu cliente si tiene todo claro y cuándo puedes tener una respuesta. Recuerda llevar un tracking o registro de todas tus oportunidades de negocio y dar seguimiento.
Ahora ya sabes cómo hacer una buena propuesta de trabajo. Ingresa ahora a tu cuenta en SoyFreelancer.com y aplica a los proyectos que más te gusten. ¡Éxitos y mucha suerte!
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Autor: Patricia Gutiérrez, redactora para Soyfreelancer.com