¿Alguna vez has necesitado hacer una hoja de cálculos compleja o de hacer tablas o gráficos en Excel, y no has podido? Esto es algo que le ha pasado a muchos empresarios y dueños de pequeños negocios, así como gerentes o encargados de departamentos.
Esto es así porque no en toda carrera se necesita (o no se necesitó antes) aprender a usar esta herramienta.
Sin embargo, hoy en día, Excel es una de las aplicaciones de ofimática más útiles cuando se trata de negocios, ya que a través de una aplicación de hoja de cálculo que permite desde llevar planillas hasta almacenar grandes bases de datos de clientes, proveedores, cuentas, inventarios, entre otros.
A pesar de lo anterior, muchos no contamos con las habilidades necesarias para utilizar y sacar el mayor provecho a esta versátil herramienta. Hasta es posible que ninguno de tus colaboradores actuales cuente con esos conocimientos tampoco, por lo que se te puede hacer necesario contratar externamente la ayuda de un experto en Excel para ayudarte.
Por fortuna, gracias a que hoy en día es posible contratar freelancers en línea, no necesitas realizar demasiados trámites para obtener esta ayuda, ya que puedes contratar freelance de forma rápida y sencilla a través de una plataforma como Soyfreelancer.com.
Desde luego, si no tienes los conocimientos en la herramienta, te preguntarás ¿cómo puedes saber quién es la mejor persona para contratar? …
Por eso, aquí te damos algunos tips de cómo puedes saber a qué freelancer elegir:
¿Cómo elegir a un buen experto en Excel?
1. Define tu proyecto y el objetivo de tu documento
El primer paso para el éxito, como en todo, está en saber definir qué necesitas, el alcance y duración de tu proyecto. Por eso, antes de comenzar a buscar a un freelancer experto en Excel, es necesario que te asegures de que tienes una descripción detallada de qué necesitas lograr. Es decir, qué es lo que quieres que haga tu documento de hoja de cálculo y en qué la usarás.
Por ejemplo, si lo que necesitas es una base de datos, gráficas de datos estadísticos, proyecciones de ventas, etc.
Piensa y anota el propósito de tu documento. En caso de ser gráficos, define cuántos necesitarás. Si es una base de datos, lista de empleados, cálculos para planilla, etc., debes detallar si por ejemplo quieres que la persona introduzca los datos en la tabla o si tú la proporcionarás llena con lo básico.
Asegúrate de tener una comprensión clara de lo que necesitas. Así podrás comunicar tus expectativas al freelancer que contrates y encontrar a alguien que tenga las habilidades que requieres, evitando que recibas ofertas que no cubren las expectativas.
2. Experiencia y habilidades del freelancer
Una vez que has publicado tu requerimiento en línea y comiences a recibir ofertas de freelancers, revisa los perfiles de cada ofertante.
Importante:
Verifica que tengan experiencia en el área específica de Excel que necesitas ayuda.
Por ejemplo, si necesitas ayuda con análisis de datos, busca a alguien que tenga experiencia trabajando con tablas dinámicas, gráficos y formato condicional. Si necesitas ayuda con planillas, asegúrate de que la persona tenga algo de experiencia en contabilidad. O si lo que requieres es que la persona te ayude con bases de datos, puedes ver que tenga experiencia con otros programas como Access.
3. Portafolio y reseñas de otros clientes
La mayoría de los freelancers cuenta con un portafolio donde muestra parte de su trabajo para que sus clientes puedan revisarlo. Echa un vistazo a estas muestras para tener una idea de su experiencia en el área. Si ves que no tiene nada relacionado con Excel, puedes preguntarle o pedir que suba algunas certificaciones, capturas de pantalla en su portafolio o que te detalle en qué proyectos ha trabajado. También puedes revisar las reseñas que otros clientes le han dejado, si es que cuenta con ellas en su perfil.
Revisa su CV:
Una buena idea es echar un vistazo también a su curriculum vitae, ya que, si bien no todos colocan muestras de habilidades como Excel en su portafolio, es posible que muchos tengan conocimientos y estén reflejados en su CV.
Si el freelancer no cuenta con una hoja de vida en su perfil, puedes solicitarle que adjunte una a su oferta o que la suba en su perfil público.
4. Que haya buena comunicación
Como siempre aconsejamos, en todo proyecto es relevante mantener la buena comunicación. Es decir que no solo se necesita que la persona demuestre que tiene la capacidad técnica. Es muy importante también que sientas que la comunicación fluye con la persona.
Hazle preguntas sobre su oferta y verifica que te responda rápido. Presta atención a cómo responde y si es capaz de solventar las dudas que le plantees. Es decir, si puede responder a tus preguntas de forma clara y oportuna.
Además, puedes consultarle qué disponibilidad tiene para realizar el trabajo y si tendrán el tiempo y conectividad para responder en caso de que solicites una reunión con la persona.
Un punto importante:
Verifica que el freelancer tenga buena ortografía en su oferta y las descripciones de sus servicios, así te aseguras de que realmente tendrás un servicio de excelente calidad.
5. Detalles del servicio y precio final
Una vez que hayas identificado a un freelancer con el que te gustaría trabajar, es importante que te cerciores de que ha comprendido claramente los detalles del proyecto y negociar el precio con base en ello. Antes de contratar, puedes preguntarle si el precio que aparece reflejado en la oferta es final.
Es necesario que tengas esto muy en claro, porque los alcances del proyecto serán los que hayas determinado previamente.
Eso significa que, en caso de que requieras cosas extras, seguramente la persona que hayas contratado te haga un recargo. Es buena idea preguntarle por cuánto sería este recargo en caso de que lo necesites. Así no te llevas sorpresas.
Protip:
Pregúntale si sus servicios incluirán el ayudarte con indicaciones o qué pasará en caso de que el documento se desconfigure. Consúltale si en ese caso podrías obtener al menos una sesión de ayuda o solicitar nuevamente el documento y por cuánto tiempo estará disponible esta posibilidad.
Asegúrate de que ambos estén de acuerdo con la oferta final en cuanto a términos, duración del proyecto, servicios, fechas límite de entrega y precio final. Todo ello, antes de comenzar el proyecto. Una vez hecho esto, podrás contratar con toda confianza.
En síntesis
Como puedes ver, contratar a un freelancer experto en Excel requiere prestar atención al nivel de conocimientos de la persona en utilidades prácticas. Pero también a su forma de trabajar y comunicarse.
Si bien los aspectos técnicos son importantes, también es necesaria la buena comunicación y entendimiento para lograr resultados óptimos en el trabajo. Una vez que has llevado a cabo tu proyecto exitosamente, podrás tener la seguridad de recontratar al freelancer para futuros proyectos.
Siguiendo estos consejos, puedes encontrar a un profesional en Excel para lograr tus objetivos en tu siguiente proyecto.
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Recuerda que ahora también tienes la opción de reclutar personal fijo, publicando tu oferta de empleo. ¡Muchos éxitos!