Aprende a gestionar equipos de trabajo remoto en épocas pospandemia
Debido a la emergencia suscitada por el Covid-19 en los meses recientes, muchas empresas han tenido que enviar a sus colaboradores a casa y hacer trabajo remoto o disminuir operaciones. Otros incluso han tenido que cerrar. A a la vez, algunos emprendedores con una nueva idea de negocios han visto aplazados sus planes debido a ello.
Naturalmente, es un momento de guardar distancia social y no exponerse innecesariamente. Pero también puede ser momento de aprovechar el tiempo en casa para retomar esos proyectos que creíste tener que aplazar indefinidamente. De ese modo, puedes usar el tiempo de una forma productiva y lograr sacar ventaja aun dentro de la crisis.
Piensa en todas esas partes de tu emprendimiento que no necesitan más que una computadora para hacerse: Crear tu plan de negocios, diseñar tu logo, trabajar en tu branding, diseñar empaques o papelería (por ejemplo, tus tarjetas de presentación), hacer diseños para serigrafía, crear una app de ventas o un sistema de facturación. Hacer tu manual de marca o tal vez sacar ese libro en formato ebook que hace tiempo quieres vender online.
Es aquí cuando contratar freelancers por internet es de gran utilidad. Lo mejor de trabajar freelance es que, aunque todos los demás cierren, ellos siempre están disponibles para ti. Además, obtienes un mejor precio por el servicio y tienen gran experiencia haciendo trabajo remoto. Por ello, coordinar el trabajo con un freelancer es muy fácil y suelen tener soluciones para ello o dar sugerencias de cómo hacerlo.
A través de una plataforma freelance como SoyFreelancer puedes hallar a miles de usuarios registrados que están disponibles para ayudarte.
Por supuesto, también es importante que como cliente tú también tengas una idea de cómo vas a manejar el trabajo remoto con la persona que contrates.
Aquí te damos algunos tips de cómo manejar el trabajo remoto y lograr los mejores resultados de los freelancers.
Ya sea que decidas contratar un diseñador, un programador web, un redactor freelance, un corrector de textos, un asesor de negocios, etc., estos tips de ayudarán a hacer el flujo de trabajo más rápido y efectivo.
1. Elige un con cuidado a quién vas a contratar
Esto significa que debes verificar el perfil y portafolios del freelancer. Pregunta por su experiencia o conocimientos en determinada área.
Nunca dejaremos de recalcar que no te guíes solo por el precio. Revisa la calificación del freelancer y lo que otros clientes dicen de él. Esto te evitará contratar a alguien que no tiene las habilidades necesarias y que solo te hará perder tu tiempo.
2. Define una a una las tareas
Lo primero es a la hora de organizar el trabajo es crear una lista de tareas a realizar como parte del proceso. Esto no quiere decir que no vaya a surgir nada nuevo, necesariamente. Pero debes definir qué cosas puntualmente deberá hacer el freelancer.
De ese modo, podrás tener un panorama claro de los pasos a seguir. Una vez que tienes hecha tu lista, revisa el orden y prioridad de cada una. Hecho esto, podrás comenzar con la asignación de tareas.
Este paso te ayudará a controlar mejor el avance del trabajo, ya que al tener una lista completa desde un inicio es más difícil que olvides después algún detalle. Además, te servirá para ir verificando cada avance del trabajo.
3. Haz una reunión virtual
Una vez que tienes las tareas que vas a asignar es importante que converses con el freelancer que has contratado para el trabajo remoto. Por supuesto, el chiste es no tener que salir de casa para conocerlo y conversar con él.
Más que limitarte a hacer una llamada telefónica, lo ideal es que te pongas de acuerdo con la persona y organices una video llamada. Así podrás conocerlo y conversar de una manera más personal. Puedes usar herramientas que existen en el mercado como Hangouts, Skype u otros similares, donde puedes conversar y compartir la pantalla de tu computadora (o el freelancer puede compartirte la suya).
En esta reunión vas a hablar a detalle sobre el proyecto contratado. Servirá para organizar todo y saber si ha quedado claro o solventar alguna duda.
4. Organicen un cronograma de trabajo
Esta parte es muy importante. Si ya tienes una lista de tareas y estás conversando con el freelancer, organiza con su ayuda un cronograma de trabajo donde se defina la entrega de avances parciales.
Toma en cuenta que el cronograma también debe involucrarte a ti como cliente. Por ejemplo: Si el cronograma indica una entrega parcial el día 12 del mes, debe indicar también que tú debes aprobar dicho avance a más tardar el 14. De ese modo existe un compromiso mutuo con el cumplimiento.
Una de las razones por las que algunos trabajos se hacen eternos o el freelancer termina “tirando la toalla” es por esa falta de claridad de cuándo el cliente hará su parte para que el trabajo siga avanzando. Comprométete a cumplir con el cronograma tal como lo hace el freelancer. Ten en cuenta que, si tú te atrasas, tu trabajo se atrasará también.
5. Definan reuniones virtuales
Otro punto importante a la hora de controlar el trabajo remoto es que definan una periodicidad para poder conversar sobre avances, dificultades, mejoras de procesos o cualquier otro detalle a solventar sobre el proyecto.
No tienes por qué hacer reuniones eternas. Puede ser algo breve, de 15 minutos. Si tu proyecto va a tomar más de 1 semana, es recomendable que definas al menos 1 reunión cada 7 días. Por ejemplo, cada lunes o cada viernes. Esto dependerá un poco de la naturaleza del trabajo, pero ayuda a comprometer al freelancer con el avance. Es una forma de “hacer presencia” y funciona incluso a nivel virtual.
6. Otorga al freelancer los accesos necesarios
A la hora de hacer el trabajo remoto, es posible que necesiten compartir recursos a través de la nube. Una buena idea es usar una plataforma freelance donde puedes intercambiar documentos y enlaces.
Si los enlaces compartidos son hacia una carpeta en tu nube, recuerda crear una especialmente para manejar el trabajo. No es necesario que le des acceso a todo tu disco duro virtual y tampoco es recomendable.
Además, mantén un respaldo aparte de todo lo que consideres importante. No lo dejes únicamente en la carpeta que compartes.
Si debes otorgar acceso a otros recursos, asegúrate de conocer la contraseña y de quitar el acceso una vez finalizado el trabajo. Otra idea es pagar la opción para equipos e invitar al freelancer a tu equipo. Existen soluciones que permiten esto, por lo que no necesitarás darle tu contraseña al freelancer, sino que puede trabajar como invitado o colaborador.
También te puede interesar publicar una oferta de empleo para trabajadores remotos.
7. Supervisa el progreso
Esto es fundamental para que el trabajo se entregue a tiempo. Ve revisando que las tareas asignadas se vayan cumpliendo y si consideras que algo se está retrasando, debes consultarlo inmediatamente.
El trabajo remoto es eficiente si llevas un control de las tareas terminadas y supervisas que se hayan cumplido según lo indicado. Esto quiere decir que no solo te des por enterado de que la tarea fue completada, sino que debes ir y revisar que se haya hecho correctamente.
Verificar en el camino y no hasta el final, te ahorrará dolores de cabeza. Por ejemplo, si una tarea similar a otras sea completa y no está bien ni es lo que querías es más fácil que lo detectes y corrijas al freelancer si vas día con día y no hasta que el trabajo esté ya casi terminado.
No descuides la supervisión de progreso y de calidad.
8. Mantén una buena comunicación
Un aspecto fundamental del trabajo remoto cuando contratas freelancers por internet es mantener una comunicación fluida, sin que eso signifique asfixiar al freelancer, por supuesto.
Mantén la comunicación abierta y trata de responder a sus dudas lo más rápido que puedas. Esto, no solo para solicitar avances, sino para aprobarlos. No hay nada más preocupante para un freelancer que un cliente que desaparece luego de enviarle cambios o avances. Lo más seguro es que esto le genere desconfianza de trabajar contigo una próxima vez.
Haz las revisiones a las entregas en un tiempo razonable. De ese modo, también evitarás que cuando por fin envíes tus cambios u observaciones sea el freelancer el que desaparezca. Esto es porque ha reservado un período de tiempo para trabajar contigo, pero naturalmente después tendrá otros proyectos que atender.
No te desaparezcas por semanas enteras: envía tus observaciones a tiempo y trata de que todo quede por escrito para evitar confusiones u olvidos.
Como último punto en este consejo: Sé siempre amable y respetuoso a la hora de acordar cualquier cosa. Recuerda que, si bien tú eres el cliente, el pago no es un regalo que le haces al freelancer, él te está prestando un servicio profesional de calidad a cambio.
9. Aprueba y paga a tiempo
Una vez que el trabajo ha sido entregado en un 100% con las observaciones que has solicitado, intenta ser rápido en la aprobación de la entrega final y la entrega de su pago. De ese modo, ambos estarán satisfechos con la culminación del proyecto y eso te da buen récord como cliente.
Te invitamos a registrarte gratis y publicar tu proyecto o requerimiento en ww.soyfreelancer.com, donde podrás asignar tareas, monitorear el progreso y liberar el pago al freelancer contra entrega del trabajo final sin necesidad de salir de casa.
Pon manos a la obra y haz realidad ese proyecto que no te decidías a hacer. Contrata un freelancer ahora.