“Me gustaría tener un asistente virtual”… Talvez habrás escuchado esa frase cada vez más frecuentemente y te preguntes de qué se trata, o has visto únicamente los asistentes de Inteligencia Artificial de tu móvil. Sin embargo, contar con un asistente virtual es algo que cada vez más empresarios, profesionales independientes o propietarios de pymes eligen, debido a que ofrecen beneficios que tú también puedes y debes aprovechar.
En esta ocasión, te explicamos qué es un asistente virtual, cuál es su función y cuáles son sus beneficios.
Antes que nada…
Como sabes, tener una oficina propia o ser un profesional independiente implica saber administrar tu tiempo y recursos de manera eficiente.
Pero, sobre todo, requiere la búsqueda constante de oportunidades de negocio, sin descuidar la ejecución de tus proyectos y el seguimiento a los clientes actuales con los que trabajas.
En pocas palabras: Vender sin dejar de producir y producir sin dejar de vender.
¿Te ha pasado que estás en una reunión importante y un cliente te llama y no puedes responder?
¿O que quisiste tomarte un par de días de vacación fuera del país y luego ves que tienes correos de 2 o 3 días sin responder, mensajes en tus redes sociales y muchos pendientes?
Es entonces que contar con ayuda se vuelve indispensable y un asistente virtual que te brinde soporte administrativo te será de mucha utilidad.
¿Pero qué es un asistente virtual?
Básicamente, es un asistente de oficina o asistente administrativo, pero que te brinda apoyo de manera remota. Puede ayudarte en áreas de atención al cliente, ventas, etc.
¿Cómo funciona?
Gracias al uso de herramientas tecnológicas, ahora es posible optimizar el trabajo, realizando diversas funciones desde cualquier lugar.
Y lo único que se necesita en la mayoría de casos es una computadora, internet y un número telefónico.
Esto hace posible que delegues ciertas tareas a otra persona para que se encargue de darles seguimiento y resolverlas sin necesidad de que tú estés presente todo el tiempo.
Algunas de las funciones de un asistente virtual son:
- Atención del correo electrónico
- Atención de líneas telefónicas
- Soporte técnico y ayuda a clientes
- Manejo de tu agenda y gestión de citas
- Seguimiento a prospectos de ventas
- Solicitud de cotizaciones y búsqueda de proveedores
- Búsqueda de nuevos clientes y oportunidades de negocio
- Email marketing
- Respuesta a consultas en redes sociales y chat
- Facturación y cobros telefónicos o a través de internet
Para trabajar con un asistente virtual, puedes coordinarte a través del teléfono, el correo electrónico y de herramientas de gestión de tareas como Asana o Trello, que te permiten asignar tareas, supervisar avances y organizar todo por proyectos si lo necesitas.
Del mismo modo, puedes implementar una herramienta de CRM (customer relationship management) o gestión de relaciones con clientes, como Hubspot, Salesforce, Zoho, entre otros, para centralizar la gestión de contactos, oportunidades de negocio y cierres de ventas.
Ahora, seguramente te preguntes si no sería lo mismo tener un asistente de planta. Es decir: ¿Cuál es la ventaja de tener un asistente virtual sobre un asistente de oficina regular?
Veamos 9 beneficios de contratar un asistente virtual:
1. No necesitas espacio adicional
Una de las ventajas es que no tienes que hacer ningún cambio físico dentro de tu negocio.
Tampoco necesitarás mudarte a una oficina más grande o alquilar espacio adicional.
El asistente virtual hace el trabajo desde casa o desde su propia oficina.
Por lo tanto, todo lo que debes hacer es contratarlo y asignarle las funciones que va a desempeñar.
2. Ahorras en equipo e insumos de oficina
Aunado al ahorro de espacio, como el asistente virtual realiza el trabajo desde su casa, significa también que puedes ahorrar en la adquisición de equipos.
Esto significa que no necesitarás invertir en mobiliario, computadoras, aires acondicionados, etc.
También significa que ahorras en insumos de oficina, uniformes, cafetería, etc.
3. Contratas por menos dinero
Uno de los beneficios de la contratación freelance de un asistente virtual es que puedes contratar solamente por temporadas o por horarios.
Si, por ejemplo, tú tienes tiempo de estar en tu oficina todas las mañanas, puedes buscar a alguien que te asista por las tardes.
Otra posibilidad es que solo contrates en los períodos en los que tengas que viajar o en determinados horarios o días en los que tú no puedas atender a los clientes.
Por lo tanto, al pagar solo tiempo parcial, estás ahorrando dinero en el pago de un sueldo fijo de tiempo completo.
4. Ahorras en prestaciones
Parte de las obligaciones de todo empleador, sea cual sea el país, es el pago de prestaciones por seguridad social, vacaciones, aguinaldos, pensión, capacitaciones, cesantías, indemnizaciones y demás.
Todo ello, desde luego, incrementa los costos dentro de la empresa.
Y si bien se supone que el trabajo que realiza el empleado debería cubrir dichos costos, cuando estás iniciando tu negocio, necesitarás economizar lo más posible.
Además, te ahorras los trámites y papeleo que supone la contratación de un nuevo empleado.
Piensa:
No en todas las temporadas tendrás la misma cantidad de trabajo ni de ingresos. Pero el pago de nóminas se mantiene fijo.
Por ello, contratar freelance a un asistente virtual resulta mucho más práctico y económico.
5. Respondes más rápido a tus clientes
Como propietario de un negocio, seguramente te ha sucedido que has estado muy atareado y se te pasa el tiempo sin poder revisar tu correo.
O de pronto tienes muchas citas que atender y no tienes tiempo de revisar tus redes sociales, actualizarlas, responder comentarios, etc.
Para ello, un asistente virtual puede apoyarte atendiendo en el instante a las consultas que los clientes suelen hacer, atender el teléfono cuando estés ocupado y que no pierdas la llamada, contestar los correos de manera más eficiente, etc.
Incluso puede responder al chat de tu sitio web o los inbox y mensajes privados de tus redes sociales.
De ese modo, tus clientes obtienen atención inmediata.
Recuerda:
El tiempo de respuesta es clave para cerrar una venta.
Si un cliente llama y no le contestan, o escribe y demora demasiado en recibir una respuesta a su consulta, es posible que tu competencia le conteste primero o que al final decida no realizar la compra.
Esto es algo que no debes permitir y puedes resolverlo fácilmente con la ayuda de un asistente virtual.
6. Trabajas con menos interrupciones
Uno de los puntos más importantes de tu trabajo es la calidad y dar a tu cliente una experiencia satisfactoria. El objetivo es que quiera volver a trabajar contigo o adquirir el servicio que ofreces.
Esto significa no solo una buena ejecución, sino dar un excelente servicio al cliente también.
No puedes descuidar ninguno de los dos aspectos.
Sin embargo, el atender redes sociales, consultas de clientes, llamadas de proveedores y demás, puede resultar un factor distractor en lo que estás haciendo.
Esta es la razón por la que miles de profesionales de carreras que requieren gran concentración, como programación, redacción, arquitectura, leyes, contabilidad y más, se deciden por contratar un asistente virtual.
De ese modo, se pueden dedicar a hacer un trabajo de calidad, sin perder la concentración e inspiración.
7. Tu negocio permanece abierto aunque tú no estés
Puede que en más de alguna ocasión te haya pasado que no vas estés disponible en tu oficina por unos días por motivos de fuerza mayor… Un duelo familiar, una semana de capacitaciones enfermedad, un viaje fuera del país, etc.
También es probable que en alguna ocasión decididas tomar unas vacaciones con tu familia (las cuales todos merecemos).
En ese caso, será un alivio contar con alguien que pueda hacerse cargo de la atención a los clientes mientras no estés.
El asistente virtual puede tomar llamadas, resolver asuntos cotidianos, agendar citas para cuando vuelvas, etc.
Y si surge un asunto muy urgente, él o ella podrá ponerse en contacto contigo para consultarte.
Así, tu negocio no se detiene y a la vez puedes tener tiempo para ti mismo.
8. Puedes tener una oficina virtual en cualquier país
Tal como lo estás leyendo…
Si el servicio que brindas es a través de la red, puedes atender clientes de todo el mundo, incluso en horarios en los que normalmente estarías dormido, en días de descanso, etc.
No necesariamente debes tener solo uno, ya que al trabajar de manera flexible, puedes contratar parcial dependiendo del lugar.
Así, tu oficina puede estar en México y atender clientes de España, con un asistente en dicho país.
Además, con un asistente virtual, puedes brindar atención a tus clientes incluso en otro idioma que no sea el español. Lo único que debes hacer es contratar a una persona del país en el que desees atender.
Luego, proporcionarle las herramientas que necesita: una dirección de correo electrónico y un número telefónico.
Una buena opción para ello es adquirir un número de Skype o implementar herramientas como Phone Systems, Tool Free Forwarding, etc.
De esa forma, puedes contar con un número local que reciba las llamadas y tu asistente se podrá comunicar contigo cuando lo necesite.
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9. Te da una imagen más profesional
Contar con un asistente que te ayude con la atención al cliente te hará ver más profesional y te da cierto “estatus” de importancia.
El asistente virtual contestará al teléfono con el nombre de tu negocio u oficina y se pondrá a la orden del cliente.
Además, si tú no te encuentras disponible, podrá ofrecer ayuda al cliente o tomar nota. El cliente sabrá así que será contactado a la brevedad posible.
Esto genera una sensación inmediata de estar siendo atendido por verdaderos profesionales. Ello, a su vez hace que el cliente sienta más confianza en la empresa a la que está comunicándose.
En conclusión:
Como ves, con un asistente virtual, tu negocio se ve y se vuelve más profesional sin que haya necesidad de expandir físicamente las instalaciones, ni de invertir en más personal y tampoco de realizar grandes gastos.
Todo lo que necesitas es contratar un asistente virtual en línea.
Lo mejor de todo es que puedes realizar una prueba por un mes o dos. Para ello, acuerdas un precio por los servicios que va a realizar. Luego, si lo deseas, puedes recontratar.
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