Cuando trabajas freelance, sabes que el orden y el manejo del tiempo son fundamentales para ser más productivo.
Si eres un profesional independiente, también habrás aprendido que la inspiración puede llegar en cualquier momento. Cuando ocurre, debes tomar nota de tus nuevas ideas para trabajar luego en ellas. La tecnología nos ofrece diferentes aplicaciones y servicios que te ayudarán a realizar tu trabajo de manera más fácil y ordenada.
Se trata de una serie de herramientas con las que todo freelancer debería contar. Aplicaciones y servicios que puedes tener a tu disposición, no solo para incrementar tu productividad y facilitar el trabajo, sino para ahorrar costos y dar un mejor servicio al cliente. Otra de sus ventajas es que puedes tener segura tu información y acceder a la misma desde cualquier dispositivo.
Desde almacenamiento hasta herramientas de gestión del tiempo. Estas son algunas de las principales herramientas que pueden ayudarte. Te invitamos a conocerlas, probarlas y elegir las que te convengan:
- Espacio de almacenamiento en la nube
- Aplicaciones de notas rápidas
- Gestión de tareas
- Servicio de transferencia de archivos pesados
- Pizarrones colaborativos
- Herramientas de mind mapping
- Diseño online
Si las usas adecuadamente, podrás ser más organizado en el trabajo, terminar tus cosas más rápido, tener más tiempo libre para cumplir tus metas, hacer tu vida más productiva y tener más éxito como profesional.
¿Listo? ¡Comencemos!
*Conoce también la técnica Pomodoro para administrar mejor tu tiempo
1. Almacenamiento en la nube y trabajo colaborativo
Una herramienta que resulta muy útil para trabajar documentos en línea, así como para almacenar archivos, son los servicios de nube y trabajo colaborativo.
Con el servicio de almacenamiento puedes acceder a tus documentos desde cualquier dispositivo, pero además invitar a otros usuarios, ya sea a verlos o editarlos.
Esta característica es ventajosa porque te permite ahorrar tiempo en el envío de documentos. Si aún guardas tus documentos en una USB para copiarlos, podrías estar desperdiciando minutos valiosos.
Veamos un par de ejemplos de este servicio:
Google Drive
Google Drive es el servicio de almacenamiento en la nube de Google. Te permite guardar hasta 15 Gb. de archivos de forma gratuita (con la salvedad de que esto incluye el espacio que has usado en tu correo electrónico). Además, cuenta con herramientas de ofimática para editar documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y notas.
Puedes compartir tus carpetas y documentos con otros usuarios. Otra gran ventaja es que te permite recuperar versiones anteriores de un documento trabajado dentro de la plataforma y revisar los cambios hechos por otros usuarios con los que compartes el documento.
One Drive
El servicio de almacenamiento de Microsoft que te brinda 15Gb gratuitos para guardar tus fotografías y documentos. Si tienes licencia de Office, este espacio es de 1 Tb.
Funciona de manera similar a Google Drive, permitiéndote acceder desde tu móvil, desde el navegador, así como desde tu disco duro a tus documentos, los cuales se sincronizan con cada cambio que hagas.
Resulta altamente versátil para trabajar y tener todas las funcionalidades de Office, por ser una herramienta oficial de la misma compañía: Microsoft.
Desde luego, existen otras herramientas como iCloud y Zoho Docs, pero las mencionadas previamente son las más populares y versátiles.
2. Edición de notas
Se trata de aplicaciones para tomar notas rápidas, especialmente desde dispositivos móviles, ya sea para anotar ideas, imágenes, guardar enlaces para verlos posteriormente, etc.
Es un servicio muy útil si quieres apuntar cosas rápidas como listas de compras o tareas sencillas que tengas pendiente. También para apuntar ideas rápidamente y recordarlas después.
La ventaja de estas es que puedes tomarlas en tu móvil y luego abrirlos en tu laptop o computadora de escritorio.
Keep
Parte de las aplicaciones de Google. Keep es una app muy liviana que se puede instalar en cualquier dispositivo y usarse para tomar notas, hacer checklists (listas de ítems), hacer dibujos a mano o tomar notas de voz. Puedes agregar color a tus notas de Keep, para destacarlas o diferenciarlas.
Aunque la organización por etiquetas no sea del todo práctica, la aplicación permite realizar búsquedas, haciendo más fácil encontrar un apunte en particular.
Evernote
Es una de las aplicaciones más conocidas y populares del mercado. Cuenta con características muy buenas, como guardar las notas en diferentes libretas, colocar etiquetas, etc. Otra ventaja es la posibilidad de adjuntar archivos adjuntos en las notas.
La aplicación cuenta con una extensión para Chrome, llamada web clipper, muy útil para guardar imágenes o capturas de la página que se esté viendo al navegar por internet.
Y por supuesto, la aplicación para móviles, que permite incluso escanear documentos para guardar. También puedes tomar notas de voz y fotografías.
Ambas aplicaciones permiten colocar recordatorios (reminders) a las notas, lo cual resulta muy práctico para recordatorios rápidos.
Tal como en el caso anterior, existen decenas —si no es que cientos— de aplicaciones de notas en el mercado. Pero estas son las más conocidas y las mejores en cuanto a usabilidad y sincronización.
3. Gestión de tareas
Parte de las labores críticas del día a día que debes tener como freelancer es la de organizar tus tareas de la jornada. Así puedes realizar el trabajo de forma ordenada y no pasar nada por alto.
Por ejemplo, hacer una lista de las llamadas que hay que realizar, correos, etc. También organizar las tareas de los distintos proyectos que tienes asignados.
Para estos casos, existen herramientas de gestión de tareas, las cuales te permiten programar y chequear cada actividad realizada por proyecto, con increíbles ventajas de organización y trabajo colaborativo.
Asana
Una aplicación muy intuitiva y fácil de usar, que se caracteriza por ser muy sencilla pero funcional y completa a la vez. Cuenta con una app para móviles y el servicio online.
Con Asana puedes agendar tareas y colocar repeticiones para que tengas recordatorios recurrentes. Además, puedes agrupar las tareas por proyectos, agregar equipos de colaboradores, añadir seguidores a una tarea determinada, poner viñetas, adjuntar archivos y mucho más.
Lo más destacable es que se pueden dejar notas al equipo de trabajo en cada tarea. Además, al reprogramar, renombrar o realizar cualquier otra acción sobre una tarea, dicha actividad queda registrada. Esto resulta en una mejor retroalimentación a la hora de retomar una tarea que ha sido muy compleja.
Una app que sin duda debes probar.
Todoist
Un servicio que posee tanto app para móviles como versión en línea.
Puedes agregar fechas de vencimiento y repeticiones a las tareas que programes, así como catalogarlas bajo diferentes etiquetas. Además, puedes organizar tus tareas agrupándolas con etiquetas de colores.
Todoist te motiva a completar tus tareas con una gráfica de productividad que incrementa con cada tarea que completas. Es un servicio muy útil y fácil de usar.
Existen otras herramientas de gestión de tareas como Google Tasks o Wrike, que merecen una mención honorífica en el manejo de tareas y gestión de proyectos. Únicamente debes probar y elegir la que más te guste.
4. Transferencia de archivos
Sabemos que no todo lo que mandas lo quieres guardar en tu nube, pues son temporales, grandes y ocupan espacio que te puede servir para otros documentos que sí debes conservar a más largo plazo. Por ello, existen algunos servicios que te ofrecen la posibilidad de enviar archivos pesados que no puedas enviar por correo ni desees subir a tu nube.
No se trata de proveedores de almacenamiento como tales, sino de un lugar temporal para poder albergar dichos archivos, mientras su destinatario los descarga.
Wetransfer
La versión gratuita de este servicio permite hasta 2Gb por envío. Solo debes escribir la dirección o direcciones electrónicas de las personas a las que deseas enviarles en documento y luego adjuntar el archivo.
Importante: deja la página o pestaña del navegador abierta mientras el archivo se adjunta y se envía.
No necesitas registrarte para usar el servicio. Al usarlo, un link de descarga es enviado a la persona para que pueda descargar tu documento, además, se te enviará una copia de dicho enlace por correo.
El enlace estará disponible por siete días. Si el archivo no es descargado, deberás volver a enviarlo.
La ventaja es que WeTransfer te avisa cuando la persona ha dado clic en el enlace para descargar tu archivo. De ese modo, tienes un tipo de comprobante de recepción.
Si deseas enviar archivos más grandes y contar con un almacenamiento de 1Tb, puedes elegir la versión de pago.
Sendspace
Sendspace es un servicio que cuenta también con un plan gratuito, que te permite mandar archivos de hasta 300 Mb.
Puedes enviar tus archivos a varias direcciones de correos a la vez y una copia del enlace de descarga te será enviada por correo.
Aunque el servicio no te notifica si el destinatario descargó o no el archivo, los documentos que subas estarán disponibles para su descarga durante 30 días, luego de lo cual deberás volver a subirlos en caso de que la persona no los haya bajado.
También tiene una versión de pago para quienes desean conservar sus archivos por más tiempo o enviar documentos de mayor tamaño.
5. Pizarrones colaborativos
Son una herramienta para trabajar tus propuestas visuales o de diseño. Se trata básicamente de un pizarrón interactivo donde puedes pegar imágenes para hacer observaciones y anotaciones.
Además, podrás invitar a otros usuarios a que vean y colaboren en tu pizarrón, haciendo sus propias anotaciones e incluso asignando tareas al resto de usuarios que hayas invitado al equipo de trabajo.
Conceptboard
Un servicio muy versátil para trabajar proyectos visuales. Además de imágenes y capturas de pantalla, Conceptboard te permite insertar documentos PDF o Word (aunque las páginas que insertes se toman como imágenes).
Puedes crear una cuenta gratuita, que te permite hasta 50 metros cuadrados de espacio.
Podrás trabajar en colaboración, viendo en tiempo real las anotaciones que hagan tus colaboradores invitados. Además, cuenta con un chat para poder comunicarse mientras trabajan.
Miro
Anteriormente conocido como Real Time Board, este servicio de pizarrón en línea te permite registrarte con tu cuenta de Google, Facebook, Slack u Office (Microsoft). Dentro de la misma puedes agregar no solo imágenes, sino también documentos dentro de la pizarra. Estos no son editables pero pueden ser hojeados como un libro en lugar de quedar como imágenes sueltas.
También puedes añadir anotaciones con notas a tus imágenes, insertar tablas, mapas mentales y pizarrones estilo kanban, entre muchas otras funciones.
La versión gratuita de Miro te permite tener hasta 3 pizarrones guardados. Si deseas usarlo para trabajo en equipo o tener más pizarrones, puedes subir a las versiones de pago.
6. Mind mapping
Una de las técnicas para desarrollar ideas creativas en un proyecto es el brainstorming para elaborar un mapa mental, el cual, posteriormente, te servirá para estructurar un plan de trabajo en concreto.
Existen herramientas de mind mapping muy útiles para que puedas trabajar y organizar tus ideas.
Estos servicios te permiten crear fácilmente mapas mentales para realizar brainstorming, organizar conceptos, realizar resúmenes para presentaciones, ordenar partes de proyectos grandes, etc.
Mind Meister
Este es un servicio muy popular que ya lleva unos años en el mercado. Puedes crear una cuenta gratuita, la cual te permitirá tener hasta 3 mapas mentales a la vez.
Dentro de los mapas que crees, podrás añadir notas, comentarios y enlaces dentro de cada nodo del mapa.
Puedes organizar las ideas con colores e íconos, así como convertirlos en tareas.
El servicio cuenta con una app móvil para que puedas visualizar tus mapas y editarlos desde tu teléfono o tablet.
Lucidchart
Un servicio de creación de diagramas de flujo y mapas mentales con grandes funcionalidades a la hora de organizar los módulos y ramas de información.
Dentro de esta aplicación se puede elegir formas diversas para los módulos, por lo que resulta útil a la hora de crear diagramas de procesos. Además, se puede importar documentos desde Visio, compartir con colaboradores, dejar comentarios y trabajar por capas o páginas.
Coggle
Una herramienta que te permite crear mapas mentales y diagramas de forma fácil, aunque solo podrás tener tres como privados. El resto se puede crear como público. (Las versiones de pago te permiten más mapas privados, más colores, etc).
Su interfaz es muy simple de usar y resulta menos atemorizante que otras. Aunque anteriormente únicamente contaba con versión desktop ahora tiene su propia app.
7. Diseño
Todos en algún momento necesitan editar una imagen para compartir en redes sociales, pero no siempre se cuenta con un software de edición. En otros casos, el equipo con el que se cuenta no soporta programas pesados como Photoshop o Illustrator.
Para estos casos, es útil contar con una herramienta online de diseño, que sea fácil de usar y que guarde tus diseños en la nube.
Canva
Una aplicación que ha cobrado mucha relevancia gracias a la facilidad para crear diseños de todo tipo, desde artes para redes sociales hasta folletos.
No solo puedes elegir el tamaño de acuerdo con la red social o formato de tu interés, sino que puedes elegir plantillas con temáticas diversas para distintas ocasiones: Cumpleaños, navidad, San Valentín, etc.
En Canva también puedes subir tus propias imágenes en jpg o png para personalizar aún más los diseños y elegir entre elementos de estilo dibujo, formas, marcos y filtros para tus imágenes. Su versión de pago te permite agregar colaboradores, subir tus propias fuentes, guardar tus colores de marca y otras funciones plus.
Piktochart
Un servicio ampliamente conocido por su versatilidad y facilidad para crear infográficos con módulos, datos estadísticos, iconos estilo vector y textos.
Su diseño es intuitivo y fácil de usar. Además puedes subir tus propias imágenes para personalizar aún más tus diseños. También cuenta con la opción de añadir URL de YouTube y Vimeo, así como mapas de Google. Muy útil para presentaciones y resúmenes para tus artículos o posts.
Pixlr
Este es un servicio que te brinda algunas de las principales características de Photoshop, como recortes, varita mágica, eliminación de fondos y filtros, pero con la ventaja de que se hace desde tu navegador.
Puedes cargar imágenes desde tu computadora para editarlas o elegir algunas de stock para crear nuevos diseños.
Es de gran utilidad cuando no tienes instalado Photoshop y lo mejor de todo es que, aunque cuenta con funciones de pago, las fundamentales son gratuitas y no te pone marca de agua en los diseños descargados después de editarse.
8. Gestión de redes sociales
Parte de tu gestión de promoción debe ser una estrategia de redes sociales, donde puedas compartir proyectos, ofertas, artículos que publicas en tu blog o sitio web, etc.
Cuando solo tienes una fan page esta labor resulta relativamente sencilla. Pero si cuentas con más perfiles en otras redes sociales (como suele ser el caso), como Instagram, Twitter o LinkedIn, podrías necesitar un gestor de contenidos.
Estos te permiten programar tus publicaciones a fin de que solo te tome unos minutos y te olvides el resto de la semana de estar posteando a determinada hora, ahorrándote interrumpir tu jornada para publicar algo.
También te pueden ser de utilidad si eres community manager y manejas cuentas para distintos clientes.
Buffer
Esta es una herramienta cuya versión gratuita te permitirá agregar hasta 3 redes sociales, a elegir entre Facebook, Twitter, LinkedIn o Instagram. Y podrás programar hasta 30 posts para que se publiquen posteriormente.
Las versiones de pago permiten el trabajo colaborativo, así como la adición de más cuentas. Además, podrás programar hasta 100 publicaciones de una sola vez.
Un plus a destacar es que cuenta con su propio editor de artes: Pablo (cuyo nombre evoca al célebre pintor Pablo Picasso), con el que se puede crear artes rápidamente con imágenes de stock o subidas por ti mismo, así como compartirlas o programarlas en tu Buffer.
Hootsuite
El servicio de Hootsuite tiene una interfaz visual muy útil para revisar los contenidos que ya has publicado y crear nuevas publicaciones rápidamente y sin dejar de ver las columnas de tus publicaciones previas.
Una característica a destacar es la facilidad para agendar varios posts a la misma hora dentro de distintos días. Otra característica a destacar es la opción de elegir imágenes gratuitas de Pixabay para tus publicaciones, así como un editor sencillo de imágenes para recortar y agregar filtros, pegatinas y graffitti.
La versión gratuita te permite agregar hasta 3 redes sociales, mientras que la versión de pago te da acceso a funciones de colaboración y a la posibilidad de agregar más redes sociales.
Tanto Buffer como Hootsuite cuentan con su propia app móvil para facilitarte publicar desde tu móvil. Además, puedes revisar el historial de publicaciones y estadísticas relevantes respecto al alcance de cada una, siendo de gran ayuda para saber cuáles son tus publicaciones más gustadas.
En resumen
Hoy más que nunca, tienes diferentes herramientas tecnológicas a la mano que deberías comenzar a utilizar para ser más productivo, tanto en tu trabajo como en tu día a día. Recuerda que los mejores profesionales se mantienen siempre a la vanguardia.
Estos son solo algunos de los muchos servicios que encontrarás para ayudarte con tu productividad laboral. Ofrecen una gran funcionalidad en su versión gratuita, pero puedes optar por las versiones de pago para equipos de trabajo más grandes.
Prueba estas herramientas e incorpóralas en tu trabajo. Invita a tus colaboradores o clientes a utilizarlas para no perder detalles, organizar mejor las ideas y sacarle el máximo provecho al tiempo.
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