¿Qué es el outsourcing?
El outsourcing para empresas es la práctica de contratar proveedores de servicios externos en cualquier área profesional. Ya sea porque se desea hacer más rápido, porque no se cuenta con instalaciones para llevarlo a cabo internamente, por cumplimiento de estándares de producción, etc.
Si eres emprendedor o tienes un negocio propio, seguramente habrás escuchado el término en más de alguna ocasión. También habrás oído hablar de las ventajas que supone la externalización de servicios, o tercerización como también se conoce, de un determinado proceso. Hoy veremos cuáles son las ventajas del outsourcing para las pymes y cómo aprovechar dichos beneficios.
Índice:
- ¿Qué es el outsourcing?
- ¿Cuáles son sus ventajas?
- ¿Cómo implementar el outsourcing en tu empresa?
- Conclusiones
Brevemente:
Para hacer outsourcing en tu negocio, solo debes identificar partes del proceso laboral que te suponen una dificultad o que podría hacerse mejor al subcontratar a un experto en dichos servicios. Al delegar parte del trabajo, tienes más tiempo para enfocarte en las operaciones claves de tu negocio.
¿Cuáles son las ventajas del outsourcing para empresas?
Las pequeñas y medianas empresas suelen ser más eficientes cuando implementan el sistema de outsourcing. Además, son quienes más suelen subcontratar servicios como la contabilidad, distribución, marketing y otras funciones importantes. Las empresas más grandes también pueden obtener beneficios recortando costos operativos.
Es decir que, al subcontratar, tu negocio también puede verse beneficiado en uno o varios de estos aspectos, sin importar su tamaño:
1. El trabajo se hace más rápido
Si hay un área de tu trabajo que te causa contratiempos y es una tarea mecánica, es mejor que se subcontrate mano de obra. Es mucho más fácil y sencillo delegar el trabajo y solo supervisar avances y calidad.
Un ejemplo:
Puede ser que necesitas crear presentaciones para publicidad o para tus redes sociales. En lugar de perder la mañana haciendo una presentación en Power Point, que a lo mejor no quedará tan bien, puedes subcontratar a un diseñador freelance que te ayude.
O en lugar de pasarte el día averiguando cómo meter fórmulas en Excel (o haciendo cálculos a mano, porque te frustra no saber cómo hacerlo), puedes subcontratar a un experto que te ayude a programar una hoja de cálculo que te sirva para muchas cosas.
Otra posibilidad para subcontratar servicios es el manejo de respuestas en tus redes sociales. Si recibes demasiados mensajes con las mismas consultas habituales, puedes delegar a alguien externo como community manager para que las maneje.
Puede contestar mensajes privados (inbox) con respuestas previamente diseñadas por ti. Responder comentarios o redirigir las consultas que no sepa responder indicando al cliente llamar a un número o visitar una sucursal de tu empresa.
Lo mismo si fabricas algo y debes entregar pedidos, es mejor que subcontrates a alguien para entregar un lote en ciertos días que estar yendo personalmente. Así tienes más tiempo para seguir produciendo.
2. Ahorras espacio e insumos de oficina
Si fabricas un producto y tu negocio va comenzando, seguramente tu local no será muy grande. Sin embargo, la demanda del mercado suelen variar durante el año. Puede haber ocasiones en las que tu local o capacidad instalada de producción de la empresa no den abasto. Pero, desde luego, no quieres perder clientes.
Piensa:
Antes de mudarte a un local más grande (y costoso) o de comprar más equipos de producción que luego no usarás en temporada baja, piensa en la subcontratación o externalización. Esto también puede funcionar si deseas abrir oficinas virtuales en otras ciudades o países, contratando la ayuda de un asistente virtual.
3. Reduces costos operativos
En el mismo orden de ideas, cuando exista una temporada alta de trabajo, puede que necesites más mano de obra calificada para ayudarte a sacar la producción. Es posible también que, si antes facturabas tú mismo o atendías personalmente los pedidos, ahora necesites ayuda de alguien más.
Antes de abrir otra plaza en planilla cuyo costo se mantendrá aún cuando baje la temporada, considera la posibilidad de implementar el outsourcing en servicios como contabilidad, asistente virtual, encargado de facturación, etc.
4. Obtienes mejores resultados y un trabajo de calidad:
Imagina que hay una parte del trabajo para la que cuentas con un equipo manual o básico, pero podría hacerse mejor si se realiza con maquinaria: cosido, armado, guillotinado, empacado, pintura, etc.
Todo ello se puede subcontratar con empresas o profesionales que se dedican a ello. Expertos que tienen equipo especializado que le da un mejor acabado y reduce el costo al poder producir masivamente.
Lo más importante:
Estas son mejoras en las que no necesitarás invertir en la compra de más equipo antes de contar con el capital suficiente.
5. te permite implementar nuevas ideas más rápidamente
Otra ventaja muy importante del oursourcing para empresas es que te permite comenzar nuevos proyectos o implementar nuevas ideas más fácil.
En ocasiones, crear toda una nueva área para el nuevo producto o servicio, puede tomar demasiado tiempo o inversión de capital (el cual, en el caso de las pymes, es fundamental que se invierta sabia y cuidadosamente).
Con el outsourcing, puedes contratar mano de obra, servicios profesionales o equipo de forma temporal, sin necesidad de realizar grandes cambios internos en tu organización.
6. Reduces posibles riesgos y errores
Toda inversión suele conllevar riesgos. Como sabes, la tecnología, las condiciones de mercado y las leyes suelen fluctuar constantemente. Subcontratar antes de incrementar los recursos humanos o de renovar herramientas que talvez caigan pronto en la obsolescencia es la mejor decisión.
Por supuesto, esto no significa no renovarte internamente o que tu planilla no va a crecer, sino que debes tener cautela. El outsourcing te permite hacer esto con mucha más facilidad. De ese modo, podrás invertir de manera más segura cuando el negocio muestre un crecimiento sostenido.
Además, al contratar personal experto en un área determinada, puedes obtener mejores resultados y reducir, por ejemplo, devoluciones o repeticiones de un proceso que no se ejecutó correctamente.
¿Cómo implementar el outsourcing en mi empresa?
Como has visto, el outsourcing puede ayudarte a mejorar en muchos aspectos: Convierte costos fijos en variables, libera capital para invertirlo en otras áreas de tu negocio y te permite optimizar tu producción.
Sin embargo, se debe saber implementar correctamente, pues tampoco es recomendable subcontratar demasiados servicios o hacerlo sin tener claros algunos aspectos claves.
Secretos industriales:
Puede que, al pensar en subcontratar, te sea bastante fácil identificar qué áreas te suponen más tiempo y en las que necesitas ayuda. Sin embargo, recuerda cuidar de la información sensible que no se debe compartir. También, en qué necesitas que se firme un acuerdo de confidencialidad.
Otra opción es contar con el registro o patente de tu producto. En todo caso, lo mejor es que el profesional que subcontrates se dedique exclusivamente al servicio que ofrece. Que no haya laborado en otra empres similar a la tuya.
Nos referimos a esto:
Si, por ejemplo, buscas crear una aplicación de ventas para tu negocio de venta de ropa y contratas un desarrollador, debe dedicarse solo a la programación y desarrollo. No haber trabajado en ventas de productos similares, de preferencia. Si fabricas algo, considera también dividir el proceso entre varios proveedores. Es decir, enviar una parte de la producción con un proveedor y luego pasarlo a uno siguiente. O realizarlo por partes y ensamblar internamente.
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Contratar profesionales calificados:
Algo fundamental a la hora de implementar el outsourcing en las empresas es la búsqueda de proveedores calificados. Por ello, es importante que conozcas no solo el currículum de la persona que vas a subcontratar. Solicita también muestras o un portafolio donde puedas apreciar un poco más de su trabajo. Otra forma es solicitar referencias de otras personas o empresas que hayan trabajado con la persona.
Un buen lugar para encontrar profesionales especializados en cualquier área es una plataforma de trabajo como SoyFreelancer.com. Podrás ver el perfil, currículum y portafolio de cada profesional. Además, puedes ver opiniones o calificaciones de otros clientes con quienes trabajado.
Lo más importante es que puedes comparar varias ofertas a la vez antes de decidirte. Así te aseguras de obtener el mejor servicio al mejor precio.
Existen algunas empresas que se dedican a ofrecer el servicio de outsourcing de personal. Estas se encargan de todo el proceso de reclutamiento. Pero suelen cobrar comisiones mucho más altas y el manejo con el profesional es menos personalizado. En todo caso, trabajar a través de una agencia o de una plataforma queda a discreción de lo que consideres más conveniente.
Coordinación:
Este aspecto es especialmente fundamental. Recuerda que detrás de la subcontratación, debe existir un buen trabajo de coordinación y gestión de proyectos para obtener resultados óptimos.
Es esencial que sepas identificar qué funciones mantendrás internas o in-house y cuáles vas a manejar externamente o incluso de forma remota, por internet.
Recuérdalo:
Cada trabajo que delegues debe ir acompañado de un adecuado proceso de seguimiento, aprobación de avances, entrega de insumos o colaboración en equipo. Para ello, debe existir una comunicación fluida entre tú y el proveedor del servicio outsource.
Conclusiones
Contratar servicios de outsourcing para empresas puede ser una gran forma de mejorar dentro de tu organización. El sistema de subcontratar permite contar con mano de obra y talento calificado a la vez que se ahorran costos. Para ello, es importante definir cómo se trabajará con los proveedores de cada servicio y cómo se hará la gestión de cada cosa. Por ello, es importante que busques verdaderos profesionales que sepan trabajar bajo esta figura. Así te puedes dedicar a tu actividad principal, que es buscar nuevos negocios y delegar el resto a expertos.
En SoyFreelancer.com puedes subcontratar servicios profesionales de casi cualquier tipo, ya sea para trabajar en tu ciudad o vía remota.
El contrato se hace por medio de la plataforma y una vez iniciado, cuentas con una consola de trabajo. Dentro de la misma, podrás hacer una lista de tareas o metas a cumplir. Podrás enviar documentos y recibir entregables. Además, enlaces a videos o muestras del progreso y el profesional contratado irá marcando el porcentaje de avance.
El pago al profesional se libera contra la entrega final. Por lo tanto, no arriesgas tu dinero antes de recibir el trabajo. Podrás encontrar servicios muy diversos como diseñadores, contadores, asistentes virtuales, desarrolladores de software, transcriptores de audio a texto, digitadores, entre muchos otros.
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