Un aspecto de gran importancia para los trabajadores independientes son los temas relacionados con las finanzas personales, ya que además de saber cuánto cobrar por tus honorarios profesionales, es necesario que sepas cómo facturar como autónomo o freelancer a tus clientes, si de verdad quieres brindar un servicio 100% profesional.
Por eso, ahora te brindaremos algunos conceptos para que sepas qué opción es mejor y qué se necesita para emitir comprobantes de pago a tus clientes.
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Empecemos con lo más simple:
Para comenzar, debes saber que cuando prestas un servicio profesional, es obligación que se te retengan los impuestos y declararlos con la entidad de gobierno correspondiente.
Tenlo en cuenta:
Tus clientes tienen derecho a que les entregues un recibo o factura.
Si bien existen algunos oficios que están exentos de impuestos en países como México, España, Colombia, Ecuador, etc., como las artes plásticas, redacción en medios impresos, servicios de salud o servicios de enseñanza (dependiendo de cada país), siempre tienes la obligación de extender un documento donde conste el trabajo realizado y el pago recibido.
Para obtener un comprobante de exención de impuestos, deberás acercarte al Ministerio o Secretaría de Hacienda de tu país. En dicho lugar te indicarán los pasos a seguir.
¿Qué opciones hay para facturar?
Existen varias opciones y tipos de documento que puedes usar para facturar como autónomo o freelancer.
Al final, podrás saber cuál es la que más te conviene:
Recibo
Es un documento muy sencillo donde se hace constar el servicio prestado y el monto recibido. En él se detalla quién te paga, así como cualquier retención o descuento por servicios u honorarios profesionales.
El recibo va firmado por ti y debe detallar nombre, número de identificación y tu número tributario. También debe detallar la fecha en la que se prestó el servicio.
El cliente deberá quedarse con el original y firmarte una copia.
Se suele aceptar de persona a persona, cuando es un cliente esporádico y no está registrados en Hacienda, generalmente en el sector informal. Es solo una forma de demostrar que te han pagado y poder declararlo en sus impuestos.
Es válido contablemente dependiendo de cada legislación. Ante una duda, siempre consulta con el Ministerio o Secretaría de Hacienda de tu país.
Lo puedes hacer tú mismo en un documento de texto o comprar un talonario de recibos comerciales. Otra opción para realizar facturas online de forma fácil y rápida es Invoicera. Muy útil para facturar servicios cuando se prestan hacia otro país.
¿Un ejemplo?
Por [US$100.00]
Recibí de [Juan Pérez], la cantidad de [cien 00/100 US dólares | pesos | colones | etc.], en concepto de [diseño de logo y papelería].
Emitido en [ciudad de residencia], el día [28] de [junio] de [2017].
[Tu nombre]
[ID personal]
[Número tributario o fiscal]
[Firma]
Como ves, es un documento sencillo que puedes realizar en cualquier momento.
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Factura
Es un documento legal que podrás extender si te das de alta en Hacienda como autónomo o freelancer.
En este caso, además de registrarte como profesional independiente en dicha institución, deberás llenar un formulario para solicitar el permiso o autorización de imprenta para realizar un tiraje de facturas.
Son talonarios que llevan juegos de factura original y copias, los cuales están numerados correlativamente.
Generalmente, en los portales informativos de cada Ministerio puedes encontrar la información de qué se requiere para hacer el tiraje de imprenta.
Tipos de factura
Dependiendo de su función las facturas pueden dividirse en:
- Ordinarias: Son las facturas comunes y corrientes que se emiten normalmente.
- Recapitulativas: Este tipo de documentos están disponibles en países como España y México. Son facturas que pueden agrupar varias operaciones para un mismo cliente en un mes completo. Es como una factura consolidada, pero si la realizas y ya tenías emitidas facturas individuales, deberás anularlas y presentar solo la recapitulativa.
- Rectificativas: En México y España también existe la posibilidad de emitir una factura rectificativa si te equivocaste en una anterior. La factura rectificativa indica los datos corregidos y qué factura es la que corrige. Debe indicar el motivo de dicha modificación y llevar una serie de numeración diferente a la de las facturas ordinarias.
Ten cuidado con esto:
Por tratarse de un documento legal, debes respetar los correlativos de las facturas y no perder ni una del tiraje.
Si por casualidad una se daña, no puedes tirarla. Debes presentarla como anulada, en original y las respectivas copias.
Una factura contiene:
- Tu nombre, dirección y datos fiscales
- Los datos del cliente: nombre, domicilio y número de identificación
- Cantidad y descripción del servicio prestado
- Fecha de emisión
- Número correlativo
En las casillas correspondientes se coloca el precio unitario y total, ya con impuestos incluidos. Luego se suman los totales.
Generalmente, las facturas tienen un original y dos copias, una es para el cliente, la otra para ti y deberás entregar las originales a Hacienda cuando declares tus impuestos.
Facturación electrónica
Existen algunos casos donde las facturas se realizan obligatoriamente de forma electrónica y debes tener un proveedor para poder emitirlas a tus clientes.
México es un ejemplo. El sistema puede ser proporcionado por la Secretaría de Administración Tributaria (SAT) u otro proveedor comercial, y para poder emitir facturas se debe tramitar también un certificado de sello digital.
En Colombia, para poder emitir facturas, tanto en papel como electrónicas, debes registrarte en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Otros países que cuentan con una legislación para la emisión de facturas electrónicas (aunque no de manera exclusiva y obligatoria) son Guatemala, Costa Rica, Nicaragua, Ecuador, Perú, Chile, Uruguay, Argentina y España, entre otros.
Si en tu país ya se tiene esta posibilidad, un servicio recomendable para la facturación electrónica es FacturaDirecta. Algunas de las ventajas de este servicio son: su fácil implementación y gran funcionalidad, la posibilidad de verlo desde tu PC, móvil o tablet y enviar facturas por correo electrónico. Pero sobre todo, que funciona en español.
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Para España están también disponibles servicios como Getquipu, que ofrece una solución de facturación y contabilidad en la nube. Está especialmente orientado a autónomos, pymes y asesores. El servicio permite facturar y llevar la gestión administrativa y financiera de tu negocio, automatizando los procesos contables. Por ejemplo, el autocompletado de impuestos, las conciliaciones bancarias, entre otras.
Comprobante fiscal
Es un documento donde se debe desglosar los impuestos aplicados a cada bien o servicio prestado, como por ejemplo el impuesto de IVA.
En él debes detallar tu información fiscal completa y la de tu cliente:
- Nombre legal completo, según registro en Hacienda
- Número tributario o fiscal
- Número de registro de IVA u otro emitido por dicha entidad
- Giro del negocio (actividad comercial)
- Dirección exacta
- Fecha de emisión
- Datos de la imprenta que realizó el tiraje, en caso de ser impreso
- Número correlativo
- Sello digital o firma electrónica (en los casos aplicables)
En tu comprobante fiscal, deberás detallar los servicios prestados de forma unitaria y total, primero sin impuestos. Luego detallar el monto solo de impuestos en una casilla aparte, así como cualquier retención, y hacer la suma de todo al final.
Suelen tener un original y tres copias: dos son para el cliente, una es para tu respaldo y la original para presentar a Hacienda con tu declaración de impuestos.
Al igual que las facturas, estos comprobantes pueden ser emitidos tanto de forma impresa como electrónica. Y de igual forma, por ser documentos legales, tampoco puedes perder los correlativos.
Si alguno se daña o te equivocas, debes presentarlo como anulado (el juego completo de original y las tres copias).
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Cooperativas de trabajo asociado en España, una alternativa para facturar sin darse de alta
Si eres trabajador independiente y vives en España, sabrás que cuando te das de alta como autónomo, la Seguridad Social te hace un cobro fijo, el cual llega, aunque hayas facturado poco o nada en el mes.
En algunos casos esto no es conveniente, en especial si trabajas freelance de manera esporádica (por ejemplo, solo en vacaciones) y tienes muy pocos proyectos.
Para estos casos, existen cooperativas de trabajo asociado, donde puedes afiliarte para facturar sin estar registrado como autónomo, a través de la misma.
Una vez que te asocias, la cooperativa te da la oportunidad de facturar y cobrar sin haberte dado de alta en Hacienda.
También te permite gozar de Seguridad Social, recibir asesoría fiscal y legal, entre otros beneficios. Por lo cual resultan muy recomendables.
¿Qué hacer con todas las facturas físicas?
Es recomendable que guardes todas tus copias facturas y documentos de cobro emitidos mes a mes en una carpeta y luego los vayas organizando por año en un archivador.
En cuanto a los que presentas en Hacienda, debes ir guardándolos en carpetas y presentándolos mes a mes.
El pago del IVA, en España, México, El Salvador, Chile, Argentina y otros países se hacen cada 3 meses. En Ecuador se realiza de forma semestral.
En otros países como Colombia se hace cada 2 o 4 meses, dependiendo de los ingresos obtenidos.
Para cualquier caso, para declarar el IVA, al ahora de facturar es necesario respaldar todos los documentos emitidos.
No necesitas complicarte:
Puedes contratar un asesor contable de forma freelance que te ayude. Esta persona puede encargarse de asesorarte respecto a cómo facturar como autónomo o freelancer, o con la declaración de impuestos. También, a realizar trámites y papeleo con la Secretaría o Ministerio de Hacienda de tu país.
Otra opción es contratarlo la última semana del mes para que ponga toda la documentación en orden. Así, cuando llegue la hora de declarar, todo estará bien organizado.
Lo mejor de todo es que no necesitas contratarlo de fijo, sino solo por el tiempo que lo necesites y negociar un presupuesto acorde a tu volumen de facturación.
No será lo mismo si llega a ordenar, por ejemplo, 600 facturas mensuales por ventas de productos, que si tu negocio trabaja por proyectos grandes y solo emite 10 facturas en el mes. Un contador freelance puede adaptarse a tu presupuesto y al volumen de trabajo.
La forma en la que cobras dice mucho sobre ti
Evita este tipo de prácticas:
Cobrar muy tarde u olvidar facturar: Da la impresión de que no te importa el dinero y que eres desorganizado. Además, en ocasiones le puedes llegar a causar inconvenientes al cliente al cobrar tarde, ya que el pago se gestiona en un mes fuera de cuando se tenía contemplado.
Pedir todo el pago por adelantado: Puede parecer que desconfías de tu cliente o que no tienes liquidez para iniciar el proyecto. Además, no todos los clientes aceptarán pagar por un servicio que aún no reciben.
Cobro completo contra entrega: Puede pensarse que al final vas a querer hacer recargos por “servicios extra” sin antes haberlo acordado con el cliente.
Cobrar con demasiada insistencia: Es necesario que cobres tus facturas pendientes, pero si llegas al punto de molestar, puede parecer que estás desesperado y que dependes solo de ese cliente. Esto es malo para tu imagen y para tener la capacidad de negociar precios.
Como ves, a fin de cuentas, un cobro bien gestionado y a tiempo es parte del buen servicio y de tu imagen como profesional.
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Y hablando de imagen…
Como en todo, la presentación de tus facturas habla por ti. Por ello, es muy aconsejable cuidar el diseño de tus facturas.
Deben estar identificadas con tu logo, así que no olvides incluirlo.
El diseño de las celdas y casillas debe permitir que toda la información se lea claramente. No solo por el espacio de cada campo, sino por la tipografía usada.
Para ayudarte con el diseño de tu papelería es recomendable encargar el trabajo a un diseñador gráfico que tenga experiencia con ese tipo de documentos.
Un consejo más:
Existen ocasiones en las que se hace necesario emitir una factura haciéndola a mano y usando papel carbón. Pero aunque esta práctica aún pueda ser válida, trata de evitarla en la medida de lo posible. Hecho electrónicamente es mejor.
En resumen
Llevando tu contabilidad y cobros al día al facturar como autónomo o freelancer, podrás llevar mejor organizado el pago de tus impuestos y darás a la vez un buen servicio al cliente. Para todo ello, puedes valerte de la tecnología.
Ahora ya estás listo para implementar tu propio sistema de facturación y atender mejor a tus clientes. ¡Muchos éxitos!