Cuando trabajas freelance o inicias un pequeño negocio, una de las situaciones a las que te enfrentarás en muchas ocasiones es a tener que cobrar a un cliente que se atrasa con tu pago por algún trabajo o tienen facturas pendientes. Si algo así ocurre, tu reacción natural es de inquietud e inseguridad. Sobre todo, si durante el proceso de trabajo o solicitud de pedidos la comunicación es fluida, pero a la hora de cobrarle, la comunicación ya no lo es tanto.
Antes de perder la cabeza y enviar un mensaje molesto o de llamarle alterado, debes saber que existen formas diplomáticas para tratar con un cliente moroso, sin tener que terminar de mala manera la relación con el mismo.
Hoy abordaremos el tema de cómo cobrar a un cliente que no te ha pagado aún. También te daremos algunos consejos para evitar esta situación en la medida posible.
Antes que nada: No pierdas el tiempo: Si ves que un cliente ya se ha pasado un par de días de la fecha pactada para el pago, ponte en contacto a la brevedad posible. No permitas que la situación avance. De lo contrario, aunque el cliente pague por cuenta propia días más tarde, se acostumbrará a que tus pagos “no son prioritarios” y que si se atrasa una semana o quince días a ti te da igual. Evita caer en esta situación y actúa lo más rápido posible.
Esto no quiere decir que llames para gritarle y reclamarle de mala manera, ya que sería contraproducente. Incluso es posible que, en lugar de ayudar, termine por empeorar la situación. Lo que debes hacer es calmarte. Luego, averiguar qué ocurre y tomar las acciones pertinentes.
Existen 3 posibles razones para que el cliente aún no te ha pagado:
- No está contento con el servicio
- Tiene procesos que hacen que se atrase continuamente
- No tiene dinero para pagarte
- Tiene el dinero, pero lo quiere usar en otra cosa (casos extremos)
En cualquier caso, no debes dejar pasar el tiempo. Si ya enviaste un mensaje o correo recordando amablemente la fecha de pago y no ha habido respuesta, actúa rápido. A continuación te mostramos cómo cobrar a un cliente que no quiere pagar:
1. Consulta si está satisfecho con tus servicios
El primer paso para tratar con un cliente que no te ha pagado es ponerte en contacto con él para saber qué tan satisfecho se encuentra con el servicio.
Si el cliente tiene un reclamo qué hacer, haz las correcciones que sean necesarias para solventar la situación. Una vez resuelto, solicita tu pago nuevamente.
Si se encuentra satisfecho, es posible que él mismo te diga que sabe que hay una factura pendiente y que te pagará lo más pronto posible. Después de todo, pudo tratarse de un simple olvido.
Si no te comenta nada al respecto, es hora de ir por el paso dos.
2. Consulta si ha tenido algún contratiempo por el cual no te ha pagado
En algunas ocasiones, puede que el cliente haya tenido alguna dificultad de último momento para poder hacer el pago. Si este es el caso, debes comprender que no es por algo que tú hayas hecho o porque esté insatisfecho.
De igual forma, que no pueda pagar “ahora mismo” no significa que no pueda pagarte después.
Las razones para no haber podido pagarte pueden ser solo algo técnico. Por ejemplo, es posible que firmen cheques una vez cada cierto tiempo o que se necesite una firma para autorizar y la persona se encuentre fuera. Puede ser que haya tenido alguna dificultad con el sistema de transferencias bancarias (fallas fuera de su control), etc.
O puede que en ese momento haya tenido problemas de liquidez.
Manejar esto correctamente es clave:
Pregunta al cliente si ha tenido alguna dificultad para pagarte y busca ofrecer métodos que faciliten el pago. Por ejemplo, si el cliente te dice que no ha podido enviarte el cheque o no ha podido llevarte el dinero, piensa en la posibilidad de ofrecer un pago en línea o por transferencia bancaria. Esto podría solucionar la situación.
Si es algo relacionado con procedimientos de la empresa, es posible que solo necesites dar seguimiento y esperar poco tiempo más.
Por otro lado, si un cliente te explica que la liquidez es la razón por la que no ha podido pagarte y que necesita un período de gracia, no pierdas la calma. Dile que comprendes su situación y que estás dispuesto a darle una prórroga de unos días o a elaborar un plan de pago.
Obviamente, esto no es lo ideal para tu negocio. Pero es preferible que se te paguen poco a poco a que no te paguen.
En algunas ocasiones, el cliente está haciendo todo lo posible por pagar y realmente quiere hacerlo. Al ofrecerle otra solución, seguro te lo agradecerán y se esforzará por pagarte la deuda pendiente.
3. Apela a la empatía
Si el cliente se encuentra satisfecho con el trabajo y no tiene una dificultad real para pagar, o has ofrecido planes de pago y sigue sin cumplirte. Es posible que esta persona simplemente no quiera pagarte en ese momento porque desea gastar el dinero en otra cosa. No es algo muy común, pero sí existen estos casos extremos.
Sí, esa clase de gente existe y hay momentos en los que es difícil razonar con ellos.
Pero en ocasiones, puedes ganártelos, explicándoles que eres un trabajador independiente o un negocio pequeño y que realmente necesitas el dinero. No es que las grandes empresas merezcan menos los pagos, pero a veces hacerle entender esta situación a alguien puede valer la pena si se trata de convencerlo de que te pague.
Apelar a la empatía de un cliente así es una medida extrema, pero a veces es necesaria.
4. Toma acciones contra los clientes mala paga
Si el cliente tiene un servicio recurrente contigo y se sigue negando a pagar a tiempo o si ya ha quedado mal en contrataciones previas, puedes tomar medidas para comprometerlo a pagar a tiempo.
Por ejemplo, puedes dedicarle menos tiempo a sus proyectos, hasta que se ponga al día. Es decir que puedes seguir trabajando con él, pero dedicando la mayor parte del día a proyectos más rentables. Hazle ver que las cuentas pendientes se están acumulando.
En caso de que se trate de un proyecto nuevo con un cliente que ya te ha quedado mal, hazlo firmar un contrato notariado. Establece penalidades por retrasos en los pagos. En este caso, la persona se sentirá obligada legalmente a pagarte y tratará de hacerlo a tiempo para evitar la mora.
Otra posibilidad, si son trabajos pequeños, es solicitar el pago 100% por adelantado. Puede funcionar para trabajos de manejo de redes, campañas publicitarias, entre otros. Si se trata de algo más grande, puedes pedir un anticipo del 25% o 50%.
La gente honesta no tiene problema con esto, sobre todo si son clientes que ya conocen tus productos o servicios.
Si ya hay una deuda existente de un cliente y no había un contrato previo, ofrece un plan de pago y hazlo firmar letras de cambio. Pero establece una penalización por pagos atrasados para las mismas.
Si eres freelancer, una alternativa para trabajar de forma segura es hacerlo a través de una plataforma online como SoyFreelancer.com, que cuenta con el sistema de escrow o depósito en garantía para asegurar tu pago. A través de la misma, puedes solicitar al cliente que cree un proyecto y te contrate, para que se maneje a través de la misma.
5. Si nada de lo anterior funciona…
Desafortunadamente, existen algunas ocasiones en las que no importa lo que hagas, tendrás que lidiar con clientes irracionales que se niegan a pagar, abonar o firmar cualquier clase de documento que los comprometa. Son esos casos excepcionales donde la persona desaparece descaradamente y va quedando mal con todo mundo.
Insiste en comunicarte hasta donde sea posible. Pero dependiendo del dinero que te deban, probablemente no valga tu tiempo si ya pasó demasiado. Si llevas casi un año y el cliente no vuelve a responder ni hay forma de proceder legalmente, tómalo como una lección de negocios. Lo mejor que puedes hacer es advertir a amigos tuyos sobre esa persona. Con suerte, el karma se encargará…
Luego, adopta las medidas pertinentes. También, busca incrementar tus negocios con los clientes que ya tienes y que sí son confiables.
Tratar con un cliente que no quiere pagar es difícil, pero lo superarás. Al final, la gente honesta siempre es más.
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